Hyra varuautomat: så fungerar det och vad det kostar

Att hyra en varuautomat betyder att någon annan äger maskinen och ni betalar för att ha den på plats. Ni slipper investeringen, och ni slipper sitta med en maskin ni inte längre behöver den dagen verksamheten ändras.

Den viktigaste skillnaden är inte pengarna utan risken. En köpt automat är er tillgång och ert problem: går kylaggregatet sönder efter fyra år är det er faktura. En hyrd automat är leverantörens ansvar att hålla i drift. Ni betalar mer över tid, men ni betalar ett känt belopp i stället för ett okänt.

Den andra skillnaden är hur snabbt ni kan ändra er. Visar det sig att automaten står fel, att sortimentet inte fungerar eller att behovet var mindre än ni trodde, är en hyrd automat betydligt lättare att göra något åt.

Priset styrs av tre saker: maskinen, avtalstiden och vad som ingår utöver själva automaten. En enkel snacksautomat kostar mindre än en kyld matautomat, och en kyld matautomat kostar mindre än en frysautomat.

Publika prisuppgifter på den svenska marknaden ligger i storleksordningen från runt 1 000 kronor i månaden för enklare upplägg. Nordic Finance anger en ingångsnivå kring 1 008 kronor per månad för leasing av varuautomat, och flera leverantörer beskriver köppriset för en ny automat i full storlek till omkring 100 000 kronor och uppåt. Siffrorna är marknadsuppgifter, inte vår prislista.

Vad som gör spannet så brett är att posterna sällan är jämförbara. Ett avtal kan innehålla enbart maskinen. Ett annat kan innehålla maskin, betalterminal, service och varuförsörjning. Be alltid om att få posterna specificerade var för sig, annars jämför ni två tal som inte mäter samma sak.

Det här bör ni fråga om innan ni skriver på

• Vad kostar hyran per månad, exklusive allt annat?
• Ingår kortläsare och transaktionsavgifter, eller tillkommer de?
• Vem betalar vid fel, och hur snabbt är utryckningen?
• Vad kostar transport och installation?
• Vad händer vid avtalets slut?

Vi levererar automaten, installerar den på plats och ser till att den fungerar. Betalningslösningen sitter i maskinen, så medarbetare och besökare kan betala med kort.

Sortimentet är ert. Ni bestämmer vad automaten ska innehålla och ni ändrar det när ni vill. Påfyllningen sköter ni själva, eller så låter ni en lokal handlare göra det, till exempel en närliggande livsmedelsbutik.

Det är en medveten uppdelning. Den som är på plats varje dag vet bättre än vi vad som går åt, och den som köper in varorna själv får också marginalen. Vill ni ha ett upplägg där någon annan sköter sortiment och påfyllning ska ni titta på fullservicebolagen i stället, och det säger vi hellre nu än efter att avtalet är skrivet.

Kraven är blygsamma, men de är verkliga och de är värda att kontrollera innan leveransdagen.

• Ett eluttag i närheten av den tänkta platsen.
• En yta med plats både för automaten och för att öppna den vid påfyllning.
• En transportväg in: dörrbredd, trösklar, hiss och eventuella trappsteg. Det här är den vanligaste orsaken till att en leverans behöver bokas om.
• Ett rimligt inomhusklimat. Kyl- och frysautomater arbetar hårdare i varma utrymmen.

Är ni osäkra på om platsen fungerar, beskriv den för oss så tittar vi på den innan ni bestämmer er.

Ett par saker till som sällan kommer upp förrän det är dags. Automaten behöver stå så att den som fyller på kan öppna luckan helt, vilket i praktiken betyder en meters fritt djup framför. Kylaggregatet behöver luft, så en automat inklämd mellan två skåp arbetar hårdare och lever kortare. Och om automaten ska stå i ett utrymme som låses nattetid försvinner halva poängen, eftersom det är just kvällar och nätter som en automat är till för.

Tänk också igenom vem som ska ha nyckel. Det låter trivialt, men en automat vars enda nyckelinnehavare är på semester i tre veckor står tom i tre veckor.

1. Ni beskriver platsen. Hur många rör sig där, vilka tider, och vad ni vill kunna erbjuda.
2. Vi föreslår en automat. Torr, kyld eller fryst, och i vilken storlek.
3. Ni får ett upplägg med hyra och villkor.
4. Leverans och installation. Vi ställer automaten på plats och startar den.
5. Ni fyller den med det ni vill sälja, eller kommer överens med en lokal handlare om att göra det.

Från förfrågan till besked hör ni normalt från oss inom ett dygn.

Det som tar tid i processen är sällan vårt besked, utan er interna förankring. Räkna med att fastighetsägare, skyddsombud eller IT kan behöva säga sitt beroende på var automaten ska stå och hur betalterminalen ska koppla upp sig. Ta de samtalen parallellt med att ni pratar med oss, inte efter.

Hyra är fel om ni redan vet att automaten ska stå kvar i tio år på samma plats, med samma flöde, och ni har kapital ni hellre binder än betalar ränta på. Då blir köp billigare räknat över hela livslängden. Vi går igenom den räkningen i hyra eller köpa varuautomat.

Hyra är också fel om det ni egentligen efterfrågar är att någon annan ska sköta sortiment och påfyllning åt er. Då är det en fullservicetjänst ni ska handla upp, inte en maskin.

I alla andra lägen, och särskilt när ni testar en ny plats eller ett nytt koncept, är hyra det som håller risken nere. Se våra lösningar för vilka automater vi hyr ut, eller läs alla guider om varuautomater.

Ett tredje läge där hyra är fel: när volymen är så låg att ingen lösning bär sig. En automat på en arbetsplats med åtta personer som alla går hem klockan fyra kommer att stå still. Då är frågan inte hyra eller köp, utan om det finns ett behov alls. Vi säger det hellre i förväg än efter tre månader.