Hyra eller köpa varuautomat? Så räknar ni på det

Det finns i praktiken tre vägar, och de skiljer sig mindre i pris än i vem som bär risken.

• Köp. Ni betalar hela beloppet en gång och äger maskinen. Ny automat i full storlek ligger enligt publika marknadsuppgifter kring 100 000 kronor och uppåt. Begagnat eller importerat kan komma ner mot halva den summan.
• Leasing. Ett finansbolag äger maskinen och ni betalar av den. Ni får en jämn kostnad, men serviceansvaret är oftast fortfarande ert.
• Hyra. Leverantören äger maskinen och ansvarar för att den fungerar. Ni betalar för tillgången, inte för tillgången på papper.

Skillnaden mellan leasing och hyra är den som oftast missförstås. Leasing är ett finansieringsupplägg. Hyra är ett driftupplägg. Två offerter kan se identiska ut i månadskostnad och ändå ge helt olika svar på frågan vem som betalar när kompressorn lägger av.

Den vanligaste kalkylfelet är att jämföra en månadskostnad med ett inköpspris. Gör i stället en fyraårskalkyl där båda alternativen får bära allt.

På köpsidan hör hemma

• Inköpspriset
• Transport och installation
• Betalterminal och abonnemang
• Service, reservdelar och utryckningar
• Kapitalkostnad, alltså vad pengarna hade gjort någon annanstans
• Restvärde efter fyra år, som avdrag

På hyressidan hör hemma

• Månadshyran gånger antal månader
• Eventuell startavgift
• Det som uttryckligen inte ingår

Det är först när båda kolumnerna är fulla som talen går att jämföra. Erfarenheten är att köp vinner på lång sikt och stabilt flöde, medan hyra vinner så fort det finns osäkerhet i bilden.

Ett räkneexempel gör skillnaden konkret. Anta en kyld automat som kostar 120 000 kronor att köpa, och som alternativt hyrs för 2 500 kronor i månaden. Över fyra år blir hyran 120 000 kronor, alltså jämnt skägg mot inköpspriset. Men köpalternativet har då inte bekostat en enda servicetimme, ingen reservdel, ingen betalterminal och inget restvärde är avräknat. Läggs de posterna in svänger kalkylen, och åt vilket håll beror helt på hur många gånger maskinen krånglar.

Det är därför frågan sällan går att svara på i en tabell. Den går att svara på när ni satt en siffra på hur mycket ett driftstopp kostar er.

En varuautomat som står stilla kostar två gånger. Den säljer ingenting, och om den är kyld kan innehållet behöva kasseras.

Vid köp är det ni som ringer, ni som väntar och ni som betalar. Vid hyra ligger ansvaret hos den som äger maskinen. Fråga alltid vad utryckningstiden är i praktiken, inte vad den är i avtalet.

Den här posten är svår att sätta en siffra på i förväg, vilket är precis därför den brukar utelämnas i jämförelser. Gör en grov uppskattning ändå: hur mycket säljer automaten en normal vecka, och hur många dagar tål ni att den står?

Ett enkelt sätt att sätta siffran: ta automatens uppskattade omsättning per vecka, dela med sju, och multiplicera med hur många dagar ni tror att en reparation tar från felanmälan till åtgärd. Lägg till värdet av det som eventuellt måste kasseras om kylan försvinner. Multiplicera med hur många gånger per år ni tror det händer.

Talet blir grovt. Det är ändå mer användbart än att låtsas att posten är noll, vilket är vad en jämförelse utan den implicit påstår.

En begagnad automat kan halvera investeringen. Den kan också vara ett sätt att köpa någon annans problem.

Kontrollera åtminstone detta innan ni slår till:

• Kyl- och frysaggregatets ålder. Det är den dyraste delen och den som går sönder först.
• Betallösningen. Äldre automater kan sakna kortläsare helt, och eftermontering är sällan gratis.
• Reservdelstillgång. En maskin vars tillverkare lämnat marknaden är svår att laga.
• Elförbrukning. En gammal kylautomat drar betydligt mer än en ny, varje timme, i åratal.

Importerade automater från lågprismarknader kan vara prisvärda, men kontrollera att betallösningen fungerar med svenska kort och att dokumentationen finns på ett språk ni kan felsöka på.

1. Hur säkra är ni på platsen? Osäkerhet talar för hyra.
2. Hur mycket tål ni att det står still? Låg tolerans talar för hyra.
3. Har ni någon som kan skruva? Egen teknisk kapacitet talar för köp.
4. Vad kostar kapitalet? Billigt kapital och lång horisont talar för köp.

Tre av fyra åt samma håll brukar räcka som beslutsunderlag.

En femte fråga är värd att lägga till om ni är flera som ska vara överens: vem hos er kommer faktiskt att äga automaten som uppgift? Vid köp följer ett litet men verkligt förvaltningsansvar med, och om svaret är att ingen riktigt vet, är hyra det som inte kräver att frågan besvaras.

Vi hyr ut. Vi levererar automaten, installerar den och ser till att den fungerar. Sortimentet väljer ni själva, och påfyllningen sköter ni eller en lokal handlare.

Det gör oss till fel val om ni vill äga maskinen, och till fel val om ni vill att någon annan ska sköta varorna. Det gör oss till rätt val om ni vill ha automaten igång utan att äga problemet.

Läs vidare i hyra varuautomat för vad hyran täcker, eller vilken varuautomat som passar er om det är maskintypen ni står och väger mellan.