Hur många koppar behöver ni? Dimensionera efter antal anställda

Om femtio personer dricker två koppar var är dagsbehovet hundra koppar. Fördelat över åtta timmar blir det drygt tolv koppar i timmen, vilket vilken maskin som helst klarar.

Ändå står folk i kö. Anledningen är att kaffedrickande inte är jämnt fördelat. Det klumpar ihop sig: strax efter arbetsdagens start, direkt efter att möten slutar, och runt lunch.

Dimensionera därför efter den kvart då flest vill ha kaffe. Det är den enda siffran som avgör om maskinen upplevs som bra.

Samma logik gäller för övrigt en varuautomat. Det är inte dagsvolymen som avgör om lösningen upplevs som bra, utan om den räcker till när flest vill ha något samtidigt.

1. Antal koppar per dag. Antal medarbetare på plats gånger koppar per person och dag. Två till tre är ett rimligt utgångsläge för en svensk arbetsplats.
2. Toppens andel. Uppskatta hur stor del av dagsvolymen som faller inom den mest intensiva kvarten. En femtedel är inte ovanligt på en arbetsplats med samordnade mötestider.
3. Koppar per minut. Dela toppvolymen med femton.
4. Jämför med maskinen. En helautomat behöver några tiotal sekunder per kopp, och mjölkdrycker tar längre tid än svart kaffe.

Landar ni över maskinens takt kommer det att bli kö. Då är frågan om ni accepterar den, sprider ut topparna, eller sätter in två maskiner.

Upp till cirka 15 personer

En helautomat räcker gott. Toppen blir sällan så skarp att kön märks.

Cirka 15 till 50 personer

En helautomat räcker om topparna är utspridda. Är mötestiderna samordnade är två mindre maskiner ofta bättre än en stor.

Över cirka 50 personer

Räkna med flera maskiner, gärna på olika våningsplan eller i olika delar av lokalen. Det löser både kön och gångavståndet.

Siffrorna är riktvärden, inte regler. En arbetsplats med utpräglad fikakultur beter sig annorlunda än en med skrivbordskaffe.

Väg också in hur många som arbetar hemifrån. En arbetsplats med hundra anställda och fyrtio procent närvaro på fredagar har i praktiken två olika behov beroende på veckodag, och det är toppdagen som ska dimensioneras för.

En kopp svart kaffe går snabbt. En cappuccino tar längre tid, eftersom mjölken ska skummas, och maskinen kan behöva en sköljning mellan drycker.

Är en stor del av arbetsplatsen mjölkdrycksdrickare sjunker den praktiska kapaciteten märkbart. Det är värt att fråga innan ni väljer maskin, och det är en fråga folk kan svara på direkt.

Ett alternativ är att ha en maskin som gör mjölkdrycker och en enklare för svart kaffe. Den som bara vill ha svart slipper då stå bakom tre lattes.

Kapacitet handlar inte bara om bryggtakt utan också om hur ofta någon behöver fylla på.

En maskin med liten bönbehållare på en arbetsplats med hög volym behöver fyllas flera gånger om dagen. Det fungerar om någon är där och märker det. Det fungerar inte på ett kvällsskift.

Samma sak gäller sumpbehållaren och, om maskinen har vattentank, vattnet. Fråga efter kapaciteten i antal koppar mellan tömningar, inte i liter eller kilo.

Kontrollera också hur maskinen beter sig när den tar slut. Vissa stannar helt, andra fortsätter servera det de kan. Skillnaden märks på en arbetsplats där påfyllning bara sker dagtid men maskinen används dygnet runt.

Ni behöver inte mäta i en vecka. Gå en runda vid den tidpunkt ni tror är toppen och räkna hur många som vill ha kaffe inom en kvart. Gör det två dagar.

Med den siffran, plus hur stor andel som vill ha mjölkdryck, kan vi föreslå både maskin och antal. Beskriv arbetsplatsen så återkommer vi inom ett dygn.

Se även kaffeautomat till företag och kaffeautomat eller kaffemaskin.