Kaffeautomat till företag: så väljer ni rätt

Nästan alla kaffemaskinsupphandlingar börjar i fel ände. Man tittar på maskiner, jämför specifikationer och landar i något som ser rimligt ut. Sedan visar det sig att den inte matchar hur folk faktiskt dricker kaffe på arbetsplatsen.

Vänd på det. Svara först på tre frågor: hur många koppar dricks en normal dag, vilka drycker efterfrågas, och hur mycket tål ni att någon står i kö?

De tre svaren avgör i praktiken allt. En arbetsplats där femton personer dricker bryggkaffe har ett helt annat behov än en där sjuttio personer vill ha cappuccino mellan nio och halv tio.

En fjärde fråga är värd att ställa samtidigt, även om den låter banal: var ska maskinen stå? Placeringen avgör hur många som faktiskt använder den. En utmärkt maskin två våningar bort används av dem som redan gick förbi, inte av alla.

Helautomat med färska bönor

Maler bönorna per kopp och brygger direkt. Ger bäst kvalitet av de automatiska alternativen och klarar mjölkdrycker som latte och cappuccino. Det är den här typen vi hyr ut.

Instant eller pulvermaskin

Bygger drycken av pulver. Snabbare per kopp och billigare i drift, men kvaliteten är lägre. Förekommer där volymen är mycket hög och kravet på smak lägre.

Bryggare för kokkaffe

Klassisk kann- eller termosbryggare. Billigast, enklast, och fortfarande rätt svar för många svenska fikarum och mötesrum där det är just bryggkaffe folk vill ha.

Kapselmaskin

Låg investering, hög kostnad per kopp, och en förbrukningsvara att hålla lager av. Fungerar för små grupper, blir dyrt vid volym.

Vi går igenom skillnaden mot en klassisk kaffemaskin mer utförligt i kaffeautomat eller kaffemaskin.

Den vanligaste orsaken till missnöje är inte smaken. Det är kön.

En helautomat bryggar en kopp i taget och behöver några tiotal sekunder per kopp. Det låter snabbt tills tjugo personer kommer ut från ett möte samtidigt. Räkna därför inte på dygnets totala volym utan på toppen: hur många koppar behöver maskinen leverera under den kvart då flest vill ha kaffe?

Klarar den inte toppen kommer maskinen att uppfattas som dålig även om den är utmärkt. Vi räknar igenom dimensioneringen i hur många koppar behöver ni.

Det finns två sätt att lösa en topp som är för stor för en maskin. Antingen sprider ni ut den, exempelvis genom att inte lägga alla mötesslut på samma minut, eller så sätter ni in fler bryggpunkter. Det senare är oftast enklare, och två mindre maskiner ger dessutom redundans: servas den ena står ni inte utan kaffe.

• Maskinen, som hyra, leasing eller köp.
• Bönor och förbrukningsvaror, alltså kaffe, mjölk eller mjölkpulver, muggar, socker och rengöringsmedel.
• Service, både förebyggande och avhjälpande.
• Arbetstid hos er, för påfyllning och daglig rengöring.

Den fjärde posten glöms nästan alltid bort och är ofta större än man tror. En helautomat behöver daglig tillsyn för att leverera jämn kvalitet, och den tiden är någons.

Räkna gärna om helheten till en kostnad per kopp. Det är det enda talet som gör två olika upplägg jämförbara, och det avslöjar snabbt när en billig maskin blir dyr i drift.

Be om att få följande specificerat innan ni skriver på, oavsett vilken leverantör ni väljer.

• Vad hyran täcker och vad som faktureras separat
• Utryckningstid vid fel, uttryckt i timmar eller dagar
• Vem som gör den dagliga rengöringen och vem som gör den periodiska
• Vad avkalkning och slitdelar kostar, och vem som betalar
• Vad som händer vid avtalets slut
• Om bönor och förbrukningsvaror ingår, eller kan ingå

Det är den fjärde punkten som brukar bli en överraskning. Slitdelar i en helautomat är en löpande kostnad, inte en engångshändelse.

Be också om referenser på en arbetsplats av ungefär er storlek, och fråga dem om en enda sak: hur lång tid tar det från att ni ringer tills någon är på plats? Det svaret säger mer om leverantören än något avsnitt i avtalet.

Vi hyr ut helautomater med färska bönor. Vi levererar maskinen, installerar den och sköter service och reparation. Betalningslösningen kan sitta i maskinen, så att den som vill kan betala per kopp.

Vi kan också bistå med bönor och förbrukningsvaror. Påfyllningen sköts antingen av oss eller av en lokal handlare, beroende på hur upplägget ser ut hos er. Det bestäms i avtalet, inte på förhand.

Vill ni gå vidare räcker det att ni beskriver arbetsplatsen: hur många ni är, vilka drycker som efterfrågas och när toppen ligger. Läs gärna hyra kaffemaskin till kontoret för kostnadsbilden, eller alla guider om kaffeautomater.

Vi hyr inte ut kapselmaskiner eller bryggare. Pekar ert behov dit säger vi det direkt i stället för att sälja er något som inte passar.