Fika och kaffe som personalförmån: vad gäller skattemässigt

Kaffe, te, frukt och enklare fika som arbetsgivaren erbjuder på arbetsplatsen räknas normalt som personalvårdsförmån och är skattefri för medarbetaren.

För att det ska gälla behöver tre villkor vara uppfyllda. Förmånen ska rikta sig till hela personalen, den ska vara av mindre värde, och den ska inte kunna bytas mot kontanter eller utgöra ersättning för utfört arbete.

Det låter enkelt, och för de flesta arbetsplatser är det också enkelt. Kaffemaskinen i fikarummet är skattefri. Det är i kanterna det blir intressant.

Den här texten är en översikt, inte skatterådgivning. Kontrollera alltid mot Skatteverkets aktuella information och stäm av med er redovisningskonsult innan ni ändrar något.

Att förmånen ska rikta sig till hela personalen är det villkor som oftast trillar.

En kaffemaskin som bara ledningsgruppen har tillgång till är inte en personalvårdsförmån. Detsamma gäller en lösning som i praktiken bara når en avdelning, till exempel för att den står bakom en dörr andra inte passerar.

Med personal avses normalt alla anställda, inklusive deltidsanställda och visstidsanställda. Har ni flera arbetsställen är det värt att fundera på om erbjudandet i praktiken gäller alla eller bara dem på huvudkontoret.

Konsulter och inhyrd personal är en gråzon värd att tänka igenom. De är inte anställda hos er, och en förmån som riktar sig till dem bedöms inte på samma grund. I praktiken löser många det genom att kaffet står fritt tillgängligt utan att det formuleras som en riktad förmån.

Enklare förtäring är skattefri. Måltider är det inte.

Gränsen dras vid om förtäringen kan ses som en måltid. Kaffe med en bulle är enklare förtäring. En lunchtallrik är en måltid, och fri lunch är en skattepliktig kostförmån.

Skatteverket uppdaterar sina belopp och sin vägledning löpande, så exakta gränsvärden bör alltid hämtas från källan snarare än från en artikel. Principen ligger däremot fast: ju mer det liknar en måltid, desto mindre sannolikt att det är skattefritt.

En vanlig missuppfattning är att smörgåsar automatiskt är enklare förtäring. Det beror på sammanhanget: en macka till kaffet vid ett möte ligger närmare fika, medan ett uppdukat smörgåsbord vid lunchtid ligger närmare måltid. Bedömningen görs på helheten, inte på artikeln.

Ett villkor som sällan uppmärksammas är att den enklare förtäringen ska intas på arbetsplatsen.

Det innebär att fri fika under en tjänsteresa inte är en skattefri personalvårdsförmån på samma grund. Samma kaffe, samma belopp, annan bedömning, eftersom kopplingen till arbetsplatsen saknas.

För en arbetsplats med en kaffemaskin i fikarummet är det här en icke-fråga. För en organisation med mycket resande kan det vara värt att känna till.

Många lösningar bygger på att medarbetaren betalar per kopp eller per vara, exempelvis via en betalterminal i maskinen.

Betalar medarbetaren fullt pris uppstår ingen förmån, och därmed ingen förmånsbeskattning. Det är den enklaste modellen rent skattemässigt, eftersom det inte är en förmån alls utan ett köp.

Subventionerar arbetsgivaren delvis blir bilden mer sammansatt, och då är det värt att stämma av upplägget innan det införs snarare än efteråt. Detsamma gäller om ni tänker er en varuautomat med subventionerade priser, se sortiment till varuautomaten.

Ett annat upplägg som förekommer är att arbetsgivaren står för kaffet men att mat och snacks i en varuautomat betalas av medarbetaren. Den uppdelningen är enkel att förklara och håller de två frågorna isär, vilket brukar underlätta både internt och i bokföringen.

• Kaffe och enklare fika i fikarummet, tillgängligt för alla: normalt skattefritt.
• Samma sak men bara för vissa: normalt inte skattefritt.
• Fri lunch: skattepliktig kostförmån.
• Medarbetaren betalar fullt pris: ingen förmån alls.
• Delvis subventionerat: stäm av innan ni inför det.

Behöver ni en lösning där betalningen sker i maskinen går det att ordna, både för kaffe och för mat. Se kaffeautomat till företag eller varuautomat på jobbet.