Hyra kaffemaskin till kontoret: kostnad, avtal och service

En helautomat är en maskin med rörliga delar som arbetar varje dag, ofta hundratals gånger. Den slits, den behöver avkalkas, och den behöver delar bytta med jämna mellanrum.

Det är därför hyra är den vanligaste modellen på kontor. Inte främst för att slippa investeringen, utan för att slippa äga underhållet. Den som hyr flyttar över både ansvaret och det oförutsedda till leverantören.

Argumentet försvagas om ni har egen teknisk personal och en maskin ni tänker behålla i många år. Då kan köp bli billigare, precis som med varuautomater. Resonemanget är detsamma och vi går igenom det i hyra eller köpa.

Det finns också en organisatorisk aspekt. En hyrd maskin har en självklar mottagare för klagomål: leverantören. En köpt maskin har det inte, och frågan om vem som ska laga den tenderar att hamna hos den som råkade beställa den från början.

Hyran täcker i regel maskinen, leveransen och installationen. Därutöver varierar det kraftigt mellan leverantörer, och det är i variationen kostnaden gömmer sig.

Det som brukar ligga utanför grundhyran hos marknaden i stort:

• Bönor, mjölk eller mjölkpulver, socker och muggar
• Rengöringsmedel och avkalkningsmedel
• Slitdelar som bryggenhet och packningar
• Utryckning vid handhavandefel
• Vattenfilter, där det behövs

Fråga uttryckligen efter varje post. En offert som bara anger ett månadsbelopp är inte en offert, det är en rubrik.

Ett praktiskt tips vid jämförelse: be varje leverantör räkna sitt eget upplägg i kostnad per kopp vid en volym ni anger. Då jämför ni offerter som är byggda på samma antagande i stället för på varsitt.

Det enda talet som gör upplägg jämförbara är kostnaden per serverad kopp. Räkna så här:

1. Summera årets alla kostnader: hyra, bönor, mjölk, muggar, service, förbrukningsmedel.
2. Uppskatta antalet koppar per år. Antal medarbetare gånger koppar per dag gånger arbetsdagar.
3. Dela den första summan med den andra.

Talet brukar överraska. En maskin med låg hyra men dyra kapslar kan landa högre per kopp än en dyrare maskin som mal egna bönor. Omvänt kan en billig maskin bli dyr när servicebesöken räknas in.

Gör räkningen på tre års horisont, inte ett. Det första året är alltid billigast oavsett upplägg.

Alla leverantörer lovar service. Skillnaden ligger i hur snabbt, och i vad som räknas som ett serviceärende.

Be om två konkreta svar. Hur många arbetsdagar tar det normalt från felanmälan till åtgärd? Och vilka fel bekostas av er, respektive av leverantören?

Det andra svaret är det som skiljer avtal åt. Ett fel orsakat av att fel sorts mjölk använts, eller att maskinen inte rengjorts enligt anvisning, hamnar i regel hos kunden. Det är rimligt, men det är bra att veta i förväg vad anvisningen faktiskt kräver.

Fråga också vad som händer om maskinen inte går att laga på plats. Finns en ersättningsmaskin att låna, eller står ni utan under reparationstiden? På ett kontor med hundra personer är det en betydande skillnad.

En helautomat behöver skötsel varje dag för att leverera jämn kvalitet: tömma sumpbehållare, fylla på vatten om den inte är fastansluten, och köra maskinens mjölkrengöring.

Det tar några minuter, men det är minuter varje dag och de behöver ligga på någon. Det vanligaste skälet till att en bra maskin ger dåligt kaffe är inte maskinen, utan att ingen bestämde vems uppgift det var.

Vi går igenom rutinen i rengöring och service av kaffeautomaten.

Ett enkelt grepp som fungerar: lägg tillsynen på samma person och samma tidpunkt som något annat som redan görs varje dag. Kopplad till en befintlig rutin blir den gjord. Som en fristående uppgift blir den det inte.

Vi hyr ut helautomater med färska bönor, levererar och installerar dem, och sköter service och reparation. Betalningslösning i maskinen finns om ni vill kunna ta betalt per kopp.

Vi kan också bistå med bönor och förbrukningsvaror. Vem som gör påfyllningen, vi eller en lokal handlare, avgörs av upplägget hos er.

Beskriv kontoret: antal medarbetare, vilka drycker som efterfrågas och när toppen ligger. Vi återkommer med ett förslag inom ett dygn. Se även kaffeautomat till företag.